Tin tức

Quảng bá doanh nghiệp qua các ấn phẩm truyền thông

Các công ty, doanh nghiệp thường xây dựng các ấn phẩm truyền thông nhằm truyền đạt thông tin cho nhân viên trong tổ chức một cách hiệu quả. Ngoài ra, các ấn phẩm truyền thông nội bộ này còn góp phần tạo nên những tư liệu truyền thông trực quan phong phú, tạo ấn tượng trong

mắt khách hàng, đối tác và các nhà đầu tư.
 
Vì sao doanh nghiệp nên có ấn phẩm truyền thông của mình?
 
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp đang ngày càng được các doanh nghiệp đẩy mạnh, một trong những công cụ quan trọng để phát triển điều này chính là các ấn phẩm. Để xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp, các công ty ngày càng chú trọng các ấn phẩm truyền thông. Bên
cạnh đó, các ấn phẩm nội bộ còn góp phần quảng bá thương hiệu ra bên ngoài thêm hiệu quả. Các ấn phẩm truyền thông có ảnh hưởng đến từng đối tượng khác nhau của doanh nghiệp. Cụ thể:
 
  • Với khách hàng: các ấn phẩm cung cấp các thông tin thường xuyên về sản phẩm, giá cả, chính sách khuyến mãi…
  • Đối với các nhà đầu tư, các ấn phẩm cung cấp ccs thông tin cho họ về tình hình kinh doanh, các dự án mới…
  • Đối với nhân viên, ấn phẩm giúp họ hiểu rõ hơn về mục tiêu và đường lối chiến lược của công ty mình. Ngoài ra các ấn phẩm cũng là nguồn cổ động đội ngũ nhân viên làm việc và xây dựng cho doanh nghiệp.
  • Đối với các cơ quan báo chí truyền thông, các ấn phẩm như một kênh thông tin chính nhằm cung cấp, đối chiếu và bổ sung trong bộ tư liệu truyền thông cho cơ quan thông tấn báo chí.
Với tất cả những lợi ích kể trên mà ấn phẩm có thể mang lại thì việc bộ phận PR hay marketing của công ty triển khai thực hiện xuất bản các ấn phẩm là việc rất cần thiết.

Cách thức triển khai một ấn phẩm
 
Để triển khai một ấn phẩm truyền thông, doanh nghiệp gần như phải xây dựng một phòng ban riêng giống như một tòa soạn nhỏ. Trong đó cũng sẽ bao gồm các vị trí: Tổng biên tập, Phó tổng biên tập, biên tập viên, thiết kế, thợ ảnh, quay phim, phóng viên và cộng tác viên. Tùy vào quy mô công ty mà có thể có số lượng nhân viên phù hợp nhưng nhất định phải có đủ các vị trí trên. Vì đây là đội ngũ dưa thông tin của doanh nghiệp ra bên ngoài.
Có thể tận dụng những người có kỹ năng viết tốt trong công ty để đảm nhiệm những vị trí trên, nhưng nếu cần thiết, công ty cần phải cho đào tạo thêm để đảm bảo chất lượng của ấn phẩm. Riêng đối với những vị trí quan trọng như tổng biên tập thì nên tuyển thêm người chuyên nghiệp trong ngành báo để làm riêng hoặc cộng tác dài hạn. Khi bắt đầu triển khai ấn phẩm, bộ phận marketing và PR của công ty nên kết hợp với một công ty truyền thông chuyên nghiệp để có một layout “cứng” và một mục lục tiêu chuẩn trước. Hiện nay, có nhiều công ty truyền thông ở Việt Nam có những dịch vụ chuyên về thiết kế những ấn phẩm này, từ phác thảo layout, đảm nhận biên tập, viết bài hoặc xin phép cho xuất bản ấn phẩm.
 
Sau khi có layout tiêu chuẩn và giấy phép xuất bản, nếu có thể tự làm nhằm tiết kiệm chi phí, bảo mật thông tin và phù hợp với phong cách của công ty hơn thì việc phát hành và duy trì ấn phẩm nên giao cho bộ phận PR của công ty chịu trách nhiệm chính. Bộ phận marketing và bộ phận nhân sự có trách nhiệm phối hợp thực hiện với phòng PR trong việc cung cấp tin tức, triển khai nội dung và phân phối ấn phẩm cho năm đối tượng đã được đề cập ở trên. Song song đó, những người chuyên trách CRM (quản lý quan hệ khách hàng) nên hỏi thăm khách hàng, nhà cung cấp… để nhận những ý kiến đóng góp cho ấn phẩm nội bộ phong phú và thu hút hơn.
 
Không làm được thì thuê. Đó là điều mà các doanh nghiệp nghĩ đến khi nội bộ doanh nghiệp không thể đảm nhiệm được trong một số vấn đề. Nhưng điều này có thể không đúng khi triển khai các nội dung cho ấn phẩm. Không ai có thể hiểu tình hình doanh nghiệp hơn chính ban lãnh đạo và nhân viên của chính công ty đó. Công ty truyền thông chỉ có thể cung cấp dịch vụ tư vấn, xin phép và thiết kế layout ban đầu cho ấn phẩm, còn nội dung và cách trang trí thu hút đối tượng ấn phẩm trong dài hạn thì chỉ chính bản thân các doanh nghiệp mới có thể làm
được. Làm được đã khó, duy trì còn khó hơn. Doanh nghiệp phải duy trì việc ra mắt ấn phẩm đúng định kỳ với chất lượng nội dung, trình bày mới lạ, sáng tạo để thu hút bạn đọc. Doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn, thì nên có cái nhìn đúng đắn về cách thức triển khai và duy trì ấn phẩm , đừng làm theo cách “ăn xổi ở thì”, đầu tư liên tục một thời gian rồi xa dần, nhỏ dần và… mất hút.
 
Kết
 
Bức tranh thương hiệu của doanh nghiệp khi được hình thành, xây dựng và phát triển sẽ cần có thêm những cây bút chì của Kotler. Bảy cây bút chì, bảy nét vẽ của bảy công cụ sẽ tạo nên khung tranh cho thương hiệu của doanh nghiệp. Quảng cáo và các công cụ khác sẽ là những cây bút chì màu tô đậm sắc thái cho bức tranh thương hiệu của doanh nghiệp. Bút chì và chì màu đã có sẵn, việc doanh nghiệp sử dụng chúng như thế nào, vẽ thêm hay xoá bớt để có một thương hiệu hiệu quả thì cần sự nỗ lực chung của toàn doanh nghiệp, không chỉ riêng bộ phận marketing hay PR hay của một ấn phẩm.